Funções da administração: planejar, organizar, dirigir, controlar

As funções da administração são as quatro atividades que se repetem em qualquer organização, pública ou privada: planejar (decidir aonde chegar e como), organizar (distribuir pessoas, recursos e tarefas), dirigir (conduzir pessoas para executar) e controlar (comparar o realizado com o planejado e corrigir). Em prova, o que se cobra é reconhecer cada função num exemplo e não confundi-las; no serviço público, a base normativa clássica é o Decreto-Lei 200/67, que elegeu cinco princípios fundamentais para a Administração Federal.

O ciclo e a origem da classificação

A literatura de teoria geral da administração associa a Henri Fayol a primeira sistematização do processo administrativo, em cinco elementos: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Os manuais modernos costumam condensar em quatro funções, conhecidas pela sigla PODC: planejamento, organização, direção e controle. Como o enunciado da questão pode adotar uma ou outra lista, leia como a banca escreveu: na lista de quatro, a coordenação aparece embutida na direção e na organização; na lista de cinco, ela é uma função própria.

As funções formam um ciclo, não uma fila. O controle gera informação que realimenta o planejamento seguinte. Um órgão que só planeja e nunca mede o resultado repete o erro; um que só controla, sem plano claro, não sabe com o que comparar.

As quatro funções, uma a uma

Planejamento. Define objetivos, metas e os meios para alcançá-los. Os planos variam conforme o horizonte e o nível hierárquico:

Nível	Horizonte típico	Quem decide	Exemplo num órgão público
Estratégico	Longo prazo, visão do conjunto	Alta administração	Definir que o órgão vai reduzir o tempo de resposta ao cidadão
Tático	Médio prazo, por área	Gerências e diretorias	Plano da área de atendimento para cumprir a diretriz
Operacional	Curto prazo, tarefas	Chefias de execução	Escala semanal de atendentes e rotina de triagem

Há ainda a distinção entre planos permanentes (políticas, procedimentos e regras, que valem enquanto não forem revistos) e planos de uso único (programas, projetos e orçamentos, que se esgotam quando o objetivo é atingido).

Organização. Divide o trabalho, agrupa atividades em unidades, define a hierarquia, as atribuições e a autoridade. É nela que entram a estrutura organizacional, o organograma e a departamentalização, tema que tem guia próprio.

Direção. Aqui estão liderança, motivação, comunicação e tomada de decisão no dia a dia. É a função que transforma o plano e a estrutura em ação de pessoas. Veja as teorias cobradas em liderança e motivação.

Controle. Mede o desempenho, compara com o padrão e adota ação corretiva. O processo tem quatro passos: estabelecer padrões ou metas; medir o desempenho; comparar o medido com o padrão; corrigir os desvios (ou revisar o próprio padrão, se ele era irrealista). O controle pode ser preventivo (antes da ação), concomitante (durante) ou posterior (depois), conforme o momento em que atua.

O que o Decreto-Lei 200/67 diz

O art. 6º do Decreto-Lei 200/67 estabelece que as atividades da Administração Federal obedecerão a cinco princípios fundamentais: planejamento, coordenação, descentralização, delegação de competência e controle. Quatro pontos do texto costumam ser cobrados:

Art. 7º: a ação governamental obedecerá a planejamento, com instrumentos básicos como plano geral de governo, programas gerais, setoriais e regionais de duração plurianual, orçamento-programa anual e programação financeira de desembolso.
Art. 8º: a coordenação será permanente e exercida em todos os níveis, por meio das chefias individuais, de reuniões sistemáticas com as chefias subordinadas e de comissões de coordenação.
Art. 10: a execução das atividades deverá ser amplamente descentralizada, distinguindo-se claramente o nível de direção do de execução, e a estrutura central de direção deve ficar liberada das rotinas de execução para se concentrar em planejamento, supervisão, coordenação e controle.
Art. 13: o controle deve exercer-se em todos os níveis e em todos os órgãos, compreendendo o controle pela chefia, o controle pelos órgãos próprios de cada sistema e o controle da aplicação dos dinheiros públicos e da guarda dos bens pelos órgãos de contabilidade e auditoria.

O art. 14 traz uma ideia que reaparece em gestão de processos e de riscos: o trabalho administrativo será racionalizado mediante simplificação de processos e supressão de controles que se evidenciarem como puramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco.

Atenção: o decreto-lei trata da Administração Federal. Para provas de GDF, o conteúdo de “funções da administração” é o mesmo conceito geral; já as menções a artigos do Decreto-Lei 200/67 só entram se o edital citar a norma.

Exemplo resolvido

Uma secretaria resolve melhorar o atendimento presencial. Identifique a função de cada ação:

Definir que, até o fim do exercício, 90% dos atendimentos terão resposta no mesmo dia. Planejamento (fixa meta e prazo).
Criar uma unidade de triagem, com atribuições escritas e subordinada à gerência de atendimento. Organização.
Reunir a equipe, explicar a meta, reconhecer bons resultados e resolver conflitos de escala. Direção.
Medir semanalmente quantos atendimentos foram resolvidos no dia. Controle (medição).

Agora o ciclo fecha. Meta de 400 processos analisados por mês; foram analisados 340. O desvio é 400 menos 340, igual a 60 processos, ou 60 dividido por 400, igual a 15% abaixo da meta (o realizado equivale a 85% do previsto). O controle só se completa se houver ação corretiva: reforçar a equipe, rever o fluxo, ou concluir que a meta estava mal calibrada e ajustá-la no próximo planejamento.

Erros comuns e pegadinhas

Trocar organização por direção. Desenhar o organograma é organização; motivar a equipe que está nele é direção.
Achar que controle é só punir. Controle também é medir e orientar; a CF/88, no art. 74, fala em sistema de controle interno para avaliar metas, comprovar a legalidade e avaliar resultados.
Confundir descentralização e delegação. A descentralização distribui a execução (entre níveis, entre entes ou para a iniciativa privada, art. 10, § 1º); a delegação de competência (arts. 11 e 12) transfere a prática de atos administrativos de uma autoridade a outra, e o ato de delegação indica com precisão delegante, delegado e atribuições.
Ignorar o nível. Um item pode dizer que o planejamento operacional “define a missão do órgão”. Missão e visão estão no plano estratégico.
Tratar planejamento como evento. Planejar é processo contínuo, sujeito a revisão.

Como estudar este tema

Monte uma tabela com quatro colunas (função, o que faz, exemplo público, erro típico) e preencha com exemplos do órgão que você pretende. Em seguida, resolva questões da banca do seu concurso e anote no caderno de erros cada confusão entre funções. Se a banca usar a lista de cinco funções de Fayol, acrescente a coluna “coordenação”.

Fontes e atualização

Decreto-Lei 200/67, Planalto: arts. 6º a 14.
Constituição Federal, Planalto: art. 74.

O desdobramento em PODC, os níveis de planejamento e a classificação dos controles são conteúdo de teoria da administração (orientação conceitual de manuais), e não texto de lei; confira o que o edital e a bibliografia da banca adotam. Conferido nas fontes acima na data de publicação deste guia.

Próximos passos

Aprofunde o modelo de gestão pública em administração pública: modelos e governança.
Entenda como o órgão se divide em administração direta e indireta.
Veja como medir o que foi planejado em indicadores e gestão por resultados.