Lei 13.726: fim do reconhecimento de firma e da cópia autenticada

A Lei 13.726/18 racionaliza atos e procedimentos administrativos mediante a supressão ou simplificação de formalidades desnecessárias ou superpostas, cujo custo econômico ou social, para o erário e para o cidadão, seja superior ao eventual risco de fraude. É uma lei curta, de aplicação prática diária no balcão de atendimento e muito cobrada em provas de administração pública e atendimento ao público.

A quem a lei se aplica

Diferente de muitas normas administrativas, esta lei alcança todos os entes e Poderes: o art. 1º fala em Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. Portanto vale também para o GDF e para as administrações municipais do Entorno. É uma pegadinha clássica: o candidato acha que, por ser lei federal ordinária, ela só vale para o Executivo federal.

O que é dispensado (art. 3º)

Na relação dos órgãos e entidades com o cidadão, fica dispensada a exigência de:

Inciso	Exigência dispensada	O que o agente faz no lugar
I	Reconhecimento de firma	Confronta a assinatura com a do documento de identidade do signatário; ou, estando o signatário presente, ele assina diante do agente, que lavra a autenticidade no próprio documento
II	Autenticação de cópia	Compara original e cópia e atesta a autenticidade
III	Juntada de documento pessoal do usuário	Pode ser substituída por cópia autenticada pelo próprio agente
IV	Certidão de nascimento	Pode ser substituída por cédula de identidade, título de eleitor, identidade de conselho profissional, carteira de trabalho, certificado de serviço militar, passaporte ou identidade funcional
V	Título de eleitor	Salvo para votar ou registrar candidatura
VI	Autorização com firma reconhecida para viagem de menor	Quando os pais estiverem presentes no embarque

Repare no verbo: a lei transfere o ônus ao agente. Ele confere, compara e atesta. O cidadão não precisa ir ao cartório.

Os três parágrafos do art. 3º

§ 1º: é vedada a exigência de prova de fato que já tenha sido comprovado pela apresentação de outro documento válido. Exemplo genérico: se um fato já foi comprovado por um documento válido apresentado, não se exige um segundo documento só para provar o mesmo fato.
§ 2º: quando, por motivo não imputável ao solicitante, não for possível obter diretamente do órgão responsável o documento que comprove regularidade, os fatos podem ser comprovados por declaração escrita e assinada pelo cidadão, que responde por sanções administrativas, civis e penais em caso de declaração falsa.
§ 3º: os órgãos de um Poder não podem exigir do cidadão certidão ou documento expedido por outro órgão do mesmo Poder, ressalvadas a certidão de antecedentes criminais, as informações sobre pessoa jurídica e outras expressamente previstas em lei.

O § 3º trabalha a ideia de que a Administração é una: se o dado está em outra repartição do mesmo Poder, quem tem de buscá-lo é o Estado, não o cidadão.

Comunicação sem formalismo (art. 6º)

Ressalvados os casos que impliquem imposição de deveres, ônus, sanções ou restrições ao exercício de direitos e atividades, a comunicação entre o Poder Público e o cidadão pode ser feita por qualquer meio, inclusive verbal, direta ou telefônica e por correio eletrônico, registrando-se a circunstância quando necessário. A exceção importa: a notificação de uma sanção não se resolve por telefonema.

Grupos setoriais, Selo e servidor

O art. 5º autoriza os Poderes a criar grupos setoriais de trabalho para identificar exigências descabidas, exageradas, desnecessárias ou redundantes e sugerir medidas legais ou regulamentares para eliminar o excesso de burocracia.

O art. 7º institui o Selo de Desburocratização e Simplificação, para reconhecer projetos, programas e práticas que simplifiquem o funcionamento da administração e melhorem o atendimento. É concedido por comissão formada por representantes da Administração e da sociedade civil, conforme regulamento, com cinco critérios:

racionalização de processos e procedimentos;
eliminação de formalidades desnecessárias ou desproporcionais;
ganhos sociais da medida;
redução do tempo de espera no atendimento;
soluções tecnológicas ou organizacionais replicáveis em outras esferas.

Quem participa de projetos de desburocratização tem a participação registrada em seus assentamentos funcionais (art. 8º). Os órgãos agraciados entram no Cadastro Nacional de Desburocratização, e a lei prevê premiação anual de dois órgãos ou entidades por unidade federativa (art. 9º).

Exemplo resolvido

Situação: Marina leva ao balcão de um órgão distrital um requerimento assinado e uma cópia simples do documento de identidade. O atendente diz que precisa de firma reconhecida em cartório e de cópia autenticada.

Análise:

O órgão está na relação com o cidadão e é de um dos entes alcançados (art. 1º).
A exigência de reconhecimento de firma está dispensada (art. 3º, I): se Marina assina na frente do atendente, ele lavra a autenticidade no próprio documento; se não, confronta a assinatura com a do documento de identidade.
A autenticação da cópia também está dispensada (art. 3º, II): o atendente compara original e cópia e atesta.

Conclusão: a exigência é indevida na relação com o cidadão. Exigências previstas em lei específica para o procedimento são outra discussão; na prova, a banca costuma deixar claro se há norma especial.

Erros comuns

Dizer que a lei só vale para a União.
Confundir “dispensa” com “proibição de conferir”: o agente continua conferindo, só que ele mesmo.
Esquecer que a certidão de antecedentes criminais e as informações sobre pessoa jurídica estão ressalvadas no § 3º.
Aplicar o art. 6º a notificações de sanção ou restrição.
Achar que a declaração do cidadão (§ 2º) vale sempre: só quando o documento não pode ser obtido diretamente por motivo não imputável a ele.

Próximos passos

Estude os direitos do usuário em Lei 13.460: direitos do usuário de serviços públicos.
Veja o serviço digital em Lei 14.129: governo digital.
Compare com o rito do processo administrativo da Lei 9.784.

Fontes e atualização

Lei 13.726/18, no Planalto

Texto do Planalto aberto e lido na data de publicação deste guia. Os dispositivos vetados (arts. 2º e 4º) não integram a lei em vigor. Confira a norma vigente e o edital do concurso.