Fiscal e gestor de contratos: funções e responsabilidade

Depois da assinatura do contrato, alguém precisa garantir que o que foi comprado seja entregue como combinado. Esse alguém é o fiscal do contrato, normalmente um servidor que já tem outro cargo e recebe a incumbência por designação. Para os candidatos a cargos administrativos, conhecer essa função serve duas vezes: aparece em prova e provavelmente será parte da rotina no cargo. A seguir, o que a Lei 14.133/21 e o Decreto federal 11.246/22 dizem.

Designação e requisitos

O art. 117 da Lei 14.133/21 determina que a execução do contrato seja “acompanhada e fiscalizada por 1 (um) ou mais fiscais do contrato”, representantes da Administração especialmente designados conforme os requisitos do art. 7º, ou por seus substitutos. A lei permite contratar terceiros para assisti-los e subsidiá-los com informações.

Os requisitos do art. 7º (os mesmos do agente de contratação) são: ser, preferencialmente, servidor efetivo ou empregado público de quadro permanente; ter atribuições relacionadas a licitações e contratos, ou formação compatível, ou certificação profissional de escola de governo; e não ter vínculo com os contratados. O decreto (art. 8º) manda que a designação considere a compatibilidade com as atribuições do cargo, a complexidade da fiscalização, o número de contratos por agente e a capacidade para a tarefa, e que o servidor seja formalmente cientificado da indicação e das atribuições antes do ato de designação. O encargo não pode ser recusado (art. 11), mas limitações técnicas devem ser comunicadas ao superior.

Gestão e fiscalização: não são a mesma coisa

O art. 19 do decreto traz definições que organizam o assunto:

Termo	Significado resumido
Gestão do contrato	Coordenação das atividades de fiscalização técnica, administrativa e setorial e dos atos preparatórios para prorrogação, alteração, reequilíbrio, pagamento, sanções e extinção
Fiscalização técnica	Avaliar se a execução do objeto atende ao contratado em quantidade, qualidade, prazo e modo, conforme os indicadores do edital
Fiscalização administrativa	Acompanhar obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas e o controle administrativo (revisões, reajustes, repactuações, providências diante de inadimplemento)
Fiscalização setorial	Acompanhar a execução quando o objeto é prestado em setores distintos ou unidades desconcentradas

O § 1º do mesmo artigo exige que gestão e fiscalização sejam preventivas, rotineiras e sistemáticas, exercidas por agentes, por equipe de fiscalização ou por agente único, “assegurada a distinção das atividades”.

O que cada um faz

Gestor do contrato (art. 21). Coordena a fiscalização técnica, administrativa e setorial; acompanha os registros dos fiscais e informa à autoridade superior o que ultrapassar a competência; acompanha a manutenção das condições de habilitação do contratado; mantém o histórico de gerenciamento; prepara a documentação para o setor de contratos; elabora o relatório final de que trata a Lei 14.133/21; e realiza o recebimento definitivo, mediante termo detalhado.

Fiscal técnico (art. 22). Presta apoio técnico ao gestor, anota ocorrências no histórico, emite notificações para corrigir irregularidades com prazo, informa o gestor sobre situações que exijam decisão, confere notas fiscais e documentos para pagamento e, depois do ateste, encaminha ao gestor; comunica o término do contrato para renovação a tempo; e faz o recebimento provisório no aspecto técnico.

Fiscal administrativo (art. 23). Controla prazos, apostilamentos, termos aditivos, empenho, pagamento, garantias e glosas; verifica a manutenção das condições de habilitação; examina a regularidade do recolhimento de contribuições fiscais, trabalhistas e previdenciárias; e faz o recebimento provisório no aspecto administrativo.

Fiscal setorial (art. 24). Exerce as atribuições dos arts. 22 e 23 no seu setor ou unidade.

Recebimento: provisório e definitivo

O art. 140 da lei prevê que o objeto do contrato seja recebido, em obras e serviços, provisoriamente pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização, quando verificado o cumprimento das exigências técnicas, e definitivamente por servidor ou comissão designada pela autoridade, mediante termo detalhado. Em compras, o recebimento provisório é sumário, com verificação posterior da conformidade do material. O decreto (art. 25) distribui: provisório com os fiscais, definitivo com o gestor, o gestor setorial ou comissão. O § 2º do art. 140 lembra que o recebimento não exclui a responsabilidade civil pela solidez e segurança da obra ou serviço.

Registro e comunicação

O art. 117 da lei dá duas obrigações básicas ao fiscal: anotar em registro próprio todas as ocorrências e determinar o necessário para regularizar faltas ou defeitos (§ 1º); e informar os superiores, em tempo hábil, a situação que ultrapasse a sua competência (§ 2º). O § 3º diz que o fiscal será auxiliado pelos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno.

Terceiros que assistem o fiscal

O § 4º do art. 117 impõe regras à contratação de terceiros: a empresa ou o profissional assume responsabilidade civil objetiva pela veracidade e precisão das informações, firma termo de confidencialidade e não pode exercer atribuição própria e exclusiva do fiscal; e a contratação não retira a responsabilidade do fiscal, nos limites das informações recebidas.

Prazo para responder ao contratado

O art. 28 do decreto estabelece que decisões sobre solicitações e reclamações relacionadas à execução do contrato sejam tomadas em um mês, contado do protocolo, salvo prazo específico em lei ou contrato. O prazo pode ser prorrogado uma vez, por igual período, desde que motivado.

Responsabilidade por encargos do contratado

O art. 121 da lei fixa que somente o contratado responde pelos encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais. Há uma exceção para contratos de serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra: a Administração responde solidariamente pelos encargos previdenciários e subsidiariamente pelos trabalhistas se for comprovada falha na fiscalização (§ 2º). É aqui que a fiscalização administrativa pesa.

Exemplo: o que faz o fiscal diante de um problema

Suponha que a limpeza contratada deixou de entregar o comprovante de recolhimento das contribuições de um mês. O fiscal administrativo: (1) registra a ocorrência no histórico; (2) notifica a contratada com prazo; (3) informa o gestor se o problema persistir; (4) o gestor encaminha a documentação ao setor competente para providências. Se nada disso for feito e houver prejuízo, a falha de fiscalização é a base para responsabilizar a Administração (art. 121, § 2º).

Erros comuns

• Tratar fiscal e gestor como sinônimos.
• Aceitar a designação sem a ciência formal prevista no decreto.
• Atestar sem conferir o objeto e os documentos exigidos para pagamento.
• Deixar de registrar ocorrências, o que enfraquece qualquer sanção posterior.
• Terceirizar toda a fiscalização: o terceiro apenas assiste.

Próximos passos

• Estude as cláusulas, alterações e extinção dos contratos.
• Compare com o pregoeiro e o agente de contratação.
• Treine em questões comentadas da Lei 14.133.

Fontes e atualização

• Lei 14.133/21, arts. 7º, 117, 121 e 140
• Decreto 11.246/22, arts. 8º, 11 e 19 a 28

Conferido nas fontes acima na data de publicação deste guia. O decreto é federal e já foi alterado: confira a redação vigente e o regulamento do seu ente.