Simples Nacional: declaração anual e obrigações acessórias

Quem opta pelo Simples Nacional paga tributos numa guia só, mas isso não elimina deveres de informação. Os arts. 25 a 26 da Lei Complementar 123/06 fixam as obrigações acessórias: declaração anual, emissão de documento fiscal, guarda de documentos, livro-caixa e uma regra de proteção contra exigências adicionais dos entes. A lei também deu à declaração um efeito importante: ela vale como confissão de dívida. Este guia organiza o conteúdo, aponta as diferenças entre MEI e demais empresas e destaca o que mudou recentemente.

Declaração única e simplificada (art. 25)

O caput do art. 25 determina que a ME ou EPP optante apresente anualmente à Secretaria da Receita Federal do Brasil declaração única e simplificada de informações socioeconômicas e fiscais, que será disponibilizada aos órgãos de fiscalização tributária e previdenciária, observados prazo e modelo aprovados pelo CGSN.

Pontos que a prova explora:

• Confissão de dívida (§ 1º): a declaração constitui confissão de dívida e instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos e contribuições não recolhidos resultantes das informações nela prestadas. Isso significa que, em regra, não é preciso lançamento adicional para cobrar o que foi declarado e não pago; a declaração já faz esse papel (compare com o lançamento por declaração e por homologação no CTN).
• Inatividade (§§ 2º e 3º): a situação de inatividade deve ser informada na declaração. Considera-se inativa a ME ou EPP que não apresente mutação patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário.
• MEI (§ 4º): a declaração do MEI conterá, para efeito do art. 3º da Lei Complementar 63/90, tão somente as informações relativas à receita bruta total sujeita ao ICMS, vedada a instituição de declarações adicionais em decorrência dessa lei. O compilado traz remissão à Lei Complementar 214/25 e produção de efeitos escalonada.
• § 5º: a declaração pode ser prestada por meio da declaração do § 15-A do art. 18, na periodicidade e prazos do CGSN.

Compartilhamento e declaração própria do MEI (arts. 25-A e 25-B)

O art. 25-A, incluído pela Lei Complementar 214/25, determina que os dados dos documentos fiscais e declarações de qualquer espécie sejam compartilhados entre as administrações tributárias da União, dos Estados, do DF e dos Municípios, na forma do CGSN. O art. 25-B passa a exigir do MEI declaração anual própria à Receita Federal, de caráter declaratório, constituindo confissão de dívida e instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos não recolhidos, como o caput do art. 25 faz para os demais.

Obrigações do art. 26

As ME e EPP optantes ficam obrigadas a:

1. emitir documento fiscal de venda ou prestação de serviço, de acordo com as instruções do Comitê Gestor (inciso I);
2. manter em boa ordem e guarda os documentos que fundamentaram a apuração dos impostos e contribuições e o cumprimento das obrigações acessórias dos arts. 25 e 25-B, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações pertinentes (inciso II, redação dada pela Lei Complementar 214/25).

Livro-caixa (§ 2º)

As demais ME e EPP (isto é, que não sejam MEI), além dos incisos I e II, devem manter livro-caixa em que seja escriturada sua movimentação financeira e bancária. Lembre que a falta desse livro é hipótese de exclusão de ofício (art. 29, VIII), como mostra o guia sobre exclusão do Simples Nacional.

MEI: registro de vendas e documento fiscal (§§ 1º e 6º)

O MEI comprova a receita bruta mediante registro de vendas ou de prestação de serviços, na forma do CGSN, e fica dispensado de emitir documento fiscal, ressalvadas as hipóteses de emissão obrigatória previstas pelo Comitê. O § 6º acrescenta duas regras: devem ser anexados ao registro os documentos fiscais comprobatórios das entradas de mercadorias e serviços tomados, e é obrigatória a emissão de documento fiscal nas vendas e prestações a destinatário cadastrado no CNPJ, dispensada a emissão para consumidor final.

Informações de terceiros (§ 3º)

A exigência das declarações dos arts. 25 e 25-B não desobriga a prestação de informações relativas a terceiros (redação dada pela Lei Complementar 214/25).

Proteção contra exigências adicionais (§§ 4º a 4º-C)

• § 4º: é vedada a exigência de obrigações tributárias acessórias relativas aos tributos apurados no Simples Nacional além daquelas estipuladas pelo CGSN e atendidas pelo Portal do Simples Nacional, bem como exigências adicionais e unilaterais pelos entes federativos, exceto os programas de cidadania fiscal.
• § 4º-A: a escrituração fiscal digital ou obrigação equivalente não poderá ser exigida da ME ou EPP optante, salvo se cumulativamente houver (I) autorização específica do CGSN, com as condições da obrigatoriedade, e (II) disponibilização, pela administração tributária estipulante, de programa gratuito para uso da optante (redação do inciso II dada pela Lei Complementar 214/25, que substituiu “aplicativo” por “programa”).
• § 4º-B: a exigência de apresentação de livros fiscais em meio eletrônico só se aplica na hipótese de substituição da entrega em meio convencional, cuja obrigatoriedade tenha sido prévia e especificamente estabelecida pelo CGSN.
• § 4º-C: até a implantação de sistema nacional uniforme, permanece válida norma publicada por ente federado até uma data de referência fixada no texto que tenha veiculado exigência vigente de escrituração fiscal digital ou equivalente.

Demais parágrafos úteis

• § 5º: as ME e EPP ficam sujeitas à entrega de declaração eletrônica com os dados dos serviços prestados ou tomados de terceiros, conforme o Comitê Gestor.
• § 7º: cabe ao CGSN dispor sobre a exigência de certificação digital para o cumprimento de obrigações principais e acessórias, inclusive o recolhimento do FGTS.
• § 8º: o CGSN pode disciplinar a disponibilização, no portal do Simples Nacional, de documento fiscal eletrônico para o MEI, ME e EPP.
• § 10: o ato de emissão ou recepção de documento fiscal por meio eletrônico, na forma do CGSN, representa a própria escrituração fiscal e é elemento suficiente para a fundamentação e constituição do crédito tributário.
• § 11: os dados dos documentos fiscais podem ser compartilhados entre as administrações; quando emitidos por meio eletrônico, a ME ou EPP fica desobrigada de transmitir seus dados às administrações tributárias.

Exemplo resolvido

Uma EPP declara na declaração anual um valor de tributo apurado e não o recolhe. Pelo § 1º do art. 25, a declaração é confissão de dívida e instrumento suficiente para exigir o valor; não é necessária outra declaração específica. Se um Município quiser exigir dessa EPP uma obrigação acessória própria, que o CGSN não previu, o § 4º do art. 26 veda a exigência unilateral. E se a EPP deixar de manter o livro-caixa, estará descumprindo o § 2º do art. 26, o que pode levar à exclusão de ofício.

Erros comuns

• Achar que a declaração do Simples precisa de lançamento posterior: ela já é confissão de dívida.
• Dizer que o MEI está dispensado de qualquer documento fiscal: há emissão obrigatória nas vendas a destinatário com CNPJ.
• Esquecer que o livro-caixa é exigência das demais ME e EPP, não do MEI.
• Admitir que qualquer ente federativo pode criar nova obrigação acessória: o § 4º veda.
• Entender que a escrituração fiscal digital pode ser exigida sem autorização do CGSN e sem programa gratuito.

Próximos passos

• Veja as saídas do regime em Simples Nacional: exclusão.
• Revise o MEI em MEI na LC 123: art. 18-A.
• Veja o contencioso em Simples Nacional: contencioso e consultas.

Fontes e atualização

• Lei Complementar 123/06, texto compilado, no Planalto

A LC 123 foi alterada por várias leis complementares, e as alterações da Lei Complementar 214/25 têm produção de efeitos escalonada; confira a redação vigente e as resoluções do CGSN. Conferido na fonte acima na data de publicação deste guia.