Gestão de projetos: ciclo, EAP, caminho crítico e valor agregado

Projeto é um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado único; já uma operação é contínua e repetitiva. É essa diferença que as provas testam primeiro. Depois vêm o ciclo de vida, a estrutura analítica do projeto (EAP), o cronograma com caminho crítico e, em provas mais técnicas, o gerenciamento de valor agregado. Este guia reúne os conceitos com contas resolvidas, usando exemplos de órgão público.

Projeto, programa, portfólio e operação

Projeto: início e fim definidos, resultado único, elaboração progressiva (o detalhe aumenta à medida que se aprende). Exemplo: implantar um novo sistema de protocolo eletrônico num órgão.
Operação: atividade permanente (atender o balcão, emitir certidões).
Programa: conjunto de projetos relacionados, gerenciados de forma coordenada para obter benefícios que não viriam isoladamente.
Portfólio: conjunto de projetos e programas escolhidos segundo a estratégia da organização.

Gerenciar projetos é equilibrar restrições que se influenciam: escopo, prazo, custo e qualidade, além de riscos e recursos. Mexer em uma restrição afeta as demais: ampliar o escopo sem mais prazo ou orçamento compromete a qualidade.

Ciclo de vida e grupos de processos

O ciclo de vida do projeto vai do início ao encerramento. Os manuais mais usados em concursos (o guia de boas práticas do PMI, o PMBOK, é uma referência privada, e a edição adotada varia por prova) agrupam os processos em cinco grupos: iniciação (autorizar o projeto e definir o gerente e as partes interessadas), planejamento (escopo, cronograma, custos, riscos), execução, monitoramento e controle (acompanhar e corrigir; ocorre em paralelo aos demais) e encerramento. Grupos de processos não são fases: as fases (por exemplo, estudo, desenvolvimento e implantação) dependem do tipo de projeto, e cada fase pode percorrer todos os grupos.

Documentos típicos: o termo de abertura (autoriza o projeto, nomeia o gerente, registra objetivo e restrições de alto nível), o plano de gerenciamento, o registro de partes interessadas e o registro de riscos. No setor público, ainda é comum um patrocinador (quem garante recursos e apoio político) e um escritório de projetos (PMO) que padroniza métodos e acompanha o portfólio.

EAP: estrutura analítica do projeto

A EAP decompõe o escopo total em entregas e pacotes de trabalho, em níveis hierárquicos. Pontos que costumam cair:

Organiza-se por entregas (produtos), e não por atividades soltas ou por departamentos.
Segue a regra dos 100%: os níveis inferiores somam exatamente o escopo do nível superior; nada fica fora nem aparece em duplicidade.
O nível mais baixo é o pacote de trabalho, que pode ser estimado, programado e monitorado.
O dicionário da EAP descreve cada elemento.

Exemplo: no projeto “novo sistema de protocolo”, o primeiro nível poderia ter “módulo de cadastro”, “módulo de tramitação”, “migração de dados”, “treinamento” e “gerenciamento do projeto”. “Treinamento” não é atividade solta: é entrega que se decompõe em materiais, turmas e avaliação.

Cronograma: caminho crítico e folga

Em uma rede de atividades, o caminho crítico é a sequência mais longa de atividades dependentes; define o menor prazo possível do projeto. Atividade no caminho crítico tem folga zero: qualquer atraso nela atrasa o projeto. Atividade fora do caminho tem folga.

Exemplo resolvido. Atividades (duração em dias): A (3), sem predecessora; B (4), após A; C (5), após A; D (2), após B; E (3), após C e D.

Caminho A-B-D-E: 3 + 4 + 2 + 3 = 12 dias.
Caminho A-C-E: 3 + 5 + 3 = 11 dias.
O prazo mínimo é o do maior caminho: 12 dias; o caminho crítico é A-B-D-E.
Cálculo para C: começa no dia 3 (fim de A) e termina no 8; E só pode começar quando C e D terminarem; D termina no dia 9 (A 0-3, B 3-7, D 7-9), logo E começa no dia 9. C poderia terminar até o dia 9 sem atrasar E, então a folga de C é 1 dia (9 menos 8).

PERT (estimativa por três pontos). Para a duração esperada, usa-se a média ponderada: (otimista + 4 vezes a mais provável + pessimista) dividido por 6. Se otimista = 3, mais provável = 6 e pessimista = 15, a duração esperada é (3 + 24 + 15) / 6 = 42 / 6 = 7 dias. Note que a estimativa fica acima da mais provável porque o cenário pessimista é muito mais distante.

Valor agregado (EVM)

O gerenciamento de valor agregado integra escopo, prazo e custo. Siglas em português variam; as de uso comum são:

VP (PV): valor planejado, o trabalho que deveria ter sido feito até a data.
VA (EV): valor agregado, o valor orçado do trabalho realmente concluído.
CR (AC): custo real incorrido.
Variação de prazo (SV) = VA menos VP. Variação de custo (CV) = VA menos CR.
IDP (SPI) = VA / VP. IDC (CPI) = VA / CR.

Interpretação: índice maior que 1 é favorável (adiantado ou abaixo do custo); menor que 1 é desfavorável.

Exemplo. Orçamento total do projeto: 100 unidades monetárias (u.m.). Até hoje deveriam estar prontos 40 u.m. de trabalho (VP = 40). Foram concluídos 30% do trabalho, ou seja, VA = 30. Já se gastaram 36 u.m. (CR = 36).

SV = 30 menos 40 = menos 10: atrasado.
CV = 30 menos 36 = menos 6: acima do custo.
SPI = 30 / 40 = 0,75.
CPI = 30 / 36 = cerca de 0,83.

Os dois índices abaixo de 1 indicam projeto atrasado e gastando mais do que o trabalho entregue justifica.

Riscos e comunicação no projeto

Todo projeto tem riscos (eventos incertos que, se ocorrerem, afetam os objetivos) e partes interessadas (quem afeta ou é afetado). Planejar respostas aos riscos (evitar, mitigar, transferir ou aceitar) e uma comunicação clara com as partes interessadas faz parte da rotina do gerente. Para o tratamento de riscos de forma geral, veja controle interno e gestão de riscos.

Projetos e governança pública

No Decreto 9.203/17, a gestão de riscos deve ser integrada ao planejamento estratégico e também “aos projetos em todos os níveis da organização, relevantes para a execução da estratégia” (art. 17, II), e os mecanismos de governança devem incluir formas de acompanhamento de resultados (art. 6º, parágrafo único, I). Em outras palavras, projeto público não é um fim em si: precisa estar ligado à estratégia e ser monitorado. Esse decreto vale para a administração federal direta, autárquica e fundacional; para o GDF, confira a norma distrital.

Erros comuns

Chamar de projeto uma tarefa repetitiva (a operação).
Confundir grupos de processos com fases do projeto.
Montar a EAP por atividade ou por setor e não por entrega.
Dizer que o caminho crítico é o de menor duração. É o de maior duração.
Trocar o sentido do índice: SPI ou CPI menor que 1 é situação ruim.

Fontes e atualização

Decreto 9.203/17, Planalto: art. 6º e art. 17.

Os conceitos de gerenciamento de projetos (ciclo de vida, EAP, caminho crítico, PERT e valor agregado) seguem a literatura técnica usual, sem texto legal único; confira o guia adotado pela banca e suas siglas em português ou inglês. Os números dos exemplos são didáticos. Conferido nas fontes acima na data de publicação deste guia.

Próximos passos

Relacione o cronograma ao ciclo geral em funções da administração.
Veja como medir entregas em indicadores e gestão por resultados.
Entenda o planejamento de uma contratação em planejamento da contratação na Lei 14.133.