Exposição de motivos, mensagem e e-mail oficial no Manual

Além do padrão ofício, o Manual de Redação da Presidência da República trata de três comunicações que aparecem com frequência em prova: a exposição de motivos (do Ministro ao Presidente da República), a mensagem (entre Chefes de Poder) e o e-mail como documento oficial. A chave para não errar é saber quem escreve, para quem e com qual estrutura, além dos atributos que valem para qualquer texto oficial.

Os atributos da redação oficial

O Manual afirma que a redação oficial deve caracterizar-se por: clareza e precisão; objetividade; concisão; coesão e coerência; impessoalidade; formalidade e padronização; e uso da norma padrão. Ele relaciona esses atributos aos princípios do art. 37 da CF/88, em especial publicidade, impessoalidade e eficiência.

Pontos que costumam virar item:

Clareza: palavras simples, frases curtas, ordem direta, uniformidade do tempo verbal, siglas explicadas na primeira referência e estrangeirismos só quando indispensáveis (em itálico).
Precisão: repetir a mesma palavra para a mesma ideia, sem sinonímia só por estilo, e evitar duplo sentido.
Concisão: excluir palavras inúteis, redundâncias e adjetivos sem função, sem cortar conteúdo substancial.
Impessoalidade: a comunicação é em nome do serviço público, sem impressões individuais.
Formalidade: vale para documentos impressos e eletrônicos, inclusive o e-mail.

Exposição de motivos (EM)

Definição

É o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para propor alguma medida, submeter projeto de ato normativo à sua consideração ou informá-lo de determinado assunto. É dirigida ao Presidente por um Ministro de Estado. Quando o assunto envolve mais de um ministério, é assinada por todos os ministros envolvidos e se chama interministerial.

A numeração das exposições de motivos tem sequência única, seja a EM de um autor ou interministerial, e começa e termina dentro do mesmo ano civil.

Estrutura obrigatória

Parte	Quando propõe medida ou ato normativo	Quando é apenas informativa
Introdução	aponta o problema que demanda a medida	informa o assunto
Desenvolvimento	mostra por que a medida é a ideal e as alternativas existentes	dá mais detalhes
Conclusão	propõe a medida ou o ato a ser editado	apresenta as considerações finais

Se a EM encaminha proposição normativa, deve seguir o Decreto 9.191/17: em síntese, vem instruída com parecer jurídico e parecer de mérito, para permitir a avaliação adequada da proposta.

Diferenças em relação ao padrão ofício

No endereçamento, a EM usa apenas o pronome de tratamento, sem nome e cargo do receptor, e não tem o campo Assunto. O vocativo, por se tratar de Chefe de Poder, é “Excelentíssimo Senhor Presidente da República,”. O fecho é “Respeitosamente,”, pois o destinatário é de hierarquia superior. Quando se usa o Sistema de Geração e Tramitação de Documentos Oficiais (Sidof), a assinatura eletrônica substitui a assinatura, o nome e o cargo do signatário.

A EM é a principal modalidade de comunicação dirigida ao Presidente pelos ministros, e pode, em certos casos, ser encaminhada cópia ao Congresso Nacional ou ao Poder Judiciário.

Mensagem

O que é

Instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens do Chefe do Poder Executivo ao Legislativo: informar fato da administração, expor o plano de governo na abertura da sessão legislativa, submeter ao Congresso matérias que dependem de deliberação, apresentar veto e comunicar o que interessa aos Poderes e à Nação.

Finalidades mais usuais citadas no Manual

Encaminhamento de proposta de emenda constitucional, projeto de lei ordinária e complementar, e os que compreendem plano plurianual, diretrizes orçamentárias, orçamentos anuais e créditos adicionais.
Encaminhamento de medida provisória (art. 62 da Constituição).
Indicação de autoridades ao Senado Federal (curriculum vitae assinado acompanha a mensagem).
Pedido de autorização para o Presidente ou o Vice se ausentarem do país por mais de 15 dias.
Mensagem de abertura da sessão legislativa (plano de governo e situação do País), a única que vai encadernada e distribuída em forma de livro.
Comunicação de sanção e de veto. A de veto é dirigida ao Presidente do Senado Federal e seu texto é publicado na íntegra no Diário Oficial da União, ao contrário das demais, cuja publicação se limita à notícia do envio.

Minutas de mensagem podem ser encaminhadas pelos ministérios à Presidência, a cujas assessorias cabe a redação final.

Forma

A mensagem traz brasão, a identificação MENSAGEM Nº à esquerda, o vocativo conforme o cargo do destinatário, texto e, no fim, local e data alinhados à direita. Como os demais atos assinados pelo Presidente da República, não traz identificação do signatário.

E-mail como documento oficial

O Manual reconhece o e-mail em três sentidos: gênero textual, endereço eletrônico e sistema de transmissão. Como gênero, pode ser documento oficial, como o ofício, e por isso exige linguagem compatível.

Valor documental

Segundo o Manual, com base na Medida Provisória 2.200-2/01, para o e-mail ser aceito como documento original é necessária certificação digital que ateste a identidade do remetente, nos parâmetros da ICP-Brasil. O destinatário pode aceitar e-mail sem certificação, mas, havendo questionamento, será obrigatório repetir o ato por documento físico assinado ou meio eletrônico reconhecido pela ICP-Brasil. Salvo lei específica, o ente público não pode impor a aceitação de documento eletrônico que não atenda a esses parâmetros.

Estrutura e boas práticas

Assunto claro e específico (em vez de “Reunião”, algo como “Agendamento de reunião sobre tema X”).
Local e data dispensáveis: o sistema já os mostra.
Saudação inicial obrigatória, no padrão dos documentos oficiais (“Senhor Coordenador,”, “Prezada Senhora,”).
Fecho padrão: Atenciosamente. Abreviações como “Att.” e fechos como “Abraços” não são oficiais.
Assinatura com nome completo, cargo, unidade, órgão e telefone.
Endereço oficial com extensão “.gov.br”.
Fonte Calibri ou Carlito, tamanho 12, cor preta; sem fundos ou papéis de parede, sem emoticons, sem abreviações de chat (“vc”, “pq”) e sem texto em caixa alta, que denota agressividade.
Anexos em formatos usuais e de poucos riscos de segurança; arquivos ainda em discussão devem ir em formato editável.

Questões resolvidas

1. (Certo ou errado) A exposição de motivos é o expediente pelo qual o Presidente da República se comunica com o Congresso Nacional. Errado. A EM é dirigida ao Presidente pelos ministros. A comunicação do Presidente ao Congresso se faz por mensagem.

2. Uma proposta que envolve dois ministérios chega ao Presidente por qual expediente? Exposição de motivos interministerial, assinada por ambos os ministros.

3. A mensagem que comunica um veto é dirigida a quem e como é publicada? Ao Presidente do Senado Federal, com texto publicado na íntegra no Diário Oficial da União.

4. (Certo ou errado) Em e-mail institucional, “Abraços” é fecho aceito, pois o e-mail é mais informal. Errado. O Manual diz que o fecho padrão é “Atenciosamente” e que “Abraços” não é fecho oficial.

Erros comuns

Confundir EM (ministro para Presidente) com mensagem (entre Chefes de Poder).
Colocar campo Assunto em EM.
Esquecer que mensagem do Presidente não traz o signatário identificado.
Tratar qualquer e-mail como documento com valor de original, ignorando a ICP-Brasil.
Usar linguagem de chat em e-mail oficial.

Fontes e atualização

Os conceitos, estruturas e regras foram conferidos na 3ª edição do Manual de Redação da Presidência da República. O texto da Constituição Federal permite conferir os artigos citados. Conferido nas fontes acima na data de publicação deste guia. A legislação e o Manual podem ser alterados: confira a redação vigente e o que seu edital determina.

Próximos passos

Estude a base em padrão ofício: partes, fecho e formatação, treine a redação de ata, relatório e parecer e reveja os princípios do art. 37.