Padrão ofício: partes, fecho e formatação pelo Manual

Na 3ª edição do Manual de Redação da Presidência da República, ofício, aviso e memorando passaram a seguir um único modelo, o “padrão ofício”. Isso muda o que muito material antigo ensina: hoje a diferença entre eles é de uso (quem escreve para quem), e não de estrutura. Este guia percorre as partes do documento na ordem em que aparecem, com as regras de forma que as bancas gostam de cobrar.

O que mudou: um padrão para três nomes

Até a 2ª edição do Manual havia três expedientes que se diferenciavam mais pela finalidade do que pela forma:

Aviso: expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia.
Ofício: expedido para e pelas demais autoridades.
Memorando: expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão.

A 3ª edição aboliu essa distinção e passou a usar o termo ofício nas três hipóteses, com nomenclatura e diagramação únicas. Se uma questão trouxer modelos diferentes para memorando e ofício, confira qual edição ou norma ela adota.

As partes, na ordem do documento

1. Cabeçalho

Aparece só na primeira página, centralizado. Traz o Brasão de Armas da República, o nome do órgão principal e, se necessário, os órgãos secundários, da maior para a menor hierarquia, separados por barra. O Manual orienta evitar a marca da instituição, para não se sobrepor ao brasão.

2. Identificação do expediente

Segue o formato NOME DO DOCUMENTO Nº número/ano/siglas, alinhado à esquerda:

o tipo do documento vai por extenso e em letras maiúsculas (OFÍCIO);
“número” é abreviado como Nº;
o ano tem quatro dígitos;
as siglas do setor vão da menor para a maior hierarquia, separadas por barra.

Exemplo de forma: OFÍCIO Nº 652/ano/SAA/SE/MT.

3. Local e data

Alinhados à direita. Nome da cidade seguido de vírgula, sem a sigla do estado; dia em ordinal só para o primeiro dia do mês (1º) e cardinal nos demais, sem zero à esquerda; mês com inicial minúscula; ponto final depois da data. Exemplo de forma: Brasília, 2 de fevereiro de AAAA.

4. Endereçamento

Alinhado à esquerda, informa quem recebe: vocativo de tratamento, nome, cargo e endereço em duas linhas. A forma muda com o tratamento:

Vossa Excelência: “A Sua Excelência o Senhor” ou “A Sua Excelência a Senhora”.
Vossa Senhoria: “Ao Senhor” ou “À Senhora”. O Manual diz expressamente que não se usa “A Sua Senhoria o Senhor”.

5. Assunto

A palavra Assunto seguida de dois-pontos e de uma frase sucinta. O Manual orienta: inicial maiúscula, sem verbo, de quatro a cinco palavras, tudo em negrito (inclusive o título), com ponto final. Exemplos do Manual: “Assunto: Aquisição de computadores.” e “Assunto: Remanejamento de móvel.”

6. Vocativo

Invocação ao destinatário, sempre seguida de vírgula. Para Chefes de Poder: “Excelentíssimo Senhor/Excelentíssima Senhora” mais o cargo. Para as demais autoridades, mesmo as tratadas por Vossa Excelência: “Senhor” ou “Senhora” mais o cargo (“Senhora Ministra,”). Para particulares: “Senhor [Nome],” ou “Prezado Senhor,”. O Manual declara abolido o uso de Digníssimo (DD) e de Ilustríssimo (Ilmo.), e pede cuidado com o uso indiscriminado de “doutor”.

7. Texto

Há duas estruturas.

Expediente comum: introdução (objetivo da comunicação), desenvolvimento (detalhamento, uma ideia por parágrafo) e conclusão (posição sobre o assunto). Na introdução, evite “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de” e “Cumpre-me informar que”; prefira a forma direta: Informo, Solicito, Comunico.

Encaminhamento de documentos: a introdução começa com a referência ao expediente que pediu a remessa (ou, se não foi pedida, com o motivo: encaminhar), indicando tipo, data, origem ou signatário e assunto do documento. Só há desenvolvimento se o autor quiser comentar o que encaminha.

Formatação do texto: justificado, espaçamento simples, 6 pontos após cada parágrafo, recuo de 2,5 cm, fonte Calibri ou Carlito tamanho 12. Os parágrafos são numerados apenas quando o documento tem três ou mais, desde o primeiro; vocativo e fecho não são numerados.

8. Fecho

O Manual reduz os quinze modelos antigos a apenas dois:

Situação	Fecho
Autoridade de hierarquia superior à do remetente, inclusive o Presidente da República	Respeitosamente,
Autoridade de mesma hierarquia, inferior ou demais casos	Atenciosamente,

Ficam fora da fórmula as comunicações a autoridades estrangeiras, que seguem rito próprio. O fecho é alinhado à esquerda, com recuo de 2,5 cm, e não é numerado.

9. Signatário

Nome da autoridade em letras maiúsculas, sem negrito, sem linha acima. Abaixo, o cargo, só com iniciais maiúsculas e preposições em minúsculas; tudo centralizado. Detalhes do Manual: os termos “interino” e “substituto” vêm depois do cargo, em minúsculas, sem hífen e sem vírgula (Diretor-Geral interino), e o cargo ocupado por mulher é flexionado no feminino (Ministra de Estado, Coordenadora Administrativa). Recomenda-se não deixar a assinatura sozinha em uma página: leve ao menos a última frase anterior ao fecho.

Formatação geral

Papel A4; margem esquerda de no mínimo 3 cm, direita de 1,5 cm, superior e inferior de 2 cm.
Numeração de páginas obrigatória só a partir da segunda, centralizada no rodapé.
Texto em preto sobre papel branco; destaques apenas com negrito, sem abuso; evitar itálico, sublinhado, maiúsculas e sombreado como destaque. Palavras estrangeiras em itálico.

Variações do documento

O Manual prevê variações no nome do expediente: circular (um órgão envia o mesmo expediente a mais de um destinatário), conjunto (mais de um órgão envia para um destinatário) e conjunto circular (mais de um órgão para mais de um destinatário). Exemplo de forma: OFÍCIO CIRCULAR Nº 652/ano/MEC.

Questões resolvidas

1. (Certo ou errado) Na 3ª edição do Manual da Presidência, aviso, ofício e memorando mantêm formatos próprios. Errado. Foram unificados no padrão ofício.

2. Um coordenador escreve a um ministro de Estado. Qual o fecho? Respeitosamente, porque o destinatário ocupa posição superior.

3. Qual assunto está de acordo com o Manual? (a) “Assunto: Solicitando a compra de computadores” (b) “Assunto: Aquisição de computadores.” Letra (b). Sem verbo, curto, com ponto final; negrito na digitação.

4. Como endereçar a uma diretora tratada por Vossa Senhoria? “À Senhora”, seguida do nome e do cargo. Nunca “A Sua Senhoria a Senhora”.

Erros comuns

Usar “A Sua Senhoria o Senhor” no endereçamento.
Escrever o assunto com verbo ou sem ponto final.
Numerar parágrafos em documento de apenas dois.
Usar hífen no lugar do travessão e fechos antigos de cortesia, que o Manual substituiu por apenas dois.
Assinar sem flexionar o cargo no feminino.

Fontes e atualização

Todas as regras deste guia foram conferidas na 3ª edição do Manual de Redação da Presidência da República, com acesso ao texto em cópia hospedada em domínio gov.br. A edição vigente deve ser confirmada na página oficial, e seu edital pode adotar outro manual (por exemplo, o do próprio órgão). Conferido nas fontes acima na data de publicação deste guia.

Próximos passos

Veja a outra metade do Manual em exposição de motivos, mensagem e e-mail oficial, revise os pronomes de tratamento e fechos e compare com ofício, memorando e requerimento.