Arquivologia: gestão documental e a Lei 8.159/91

Arquivo, para a Lei 8.159/91, é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, ou por pessoa física, em decorrência de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (art. 2º). A mesma lei afirma que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo (art. 1º). Em provas de cargos administrativos, o conteúdo se divide em: texto da lei, ciclo de vida dos documentos (as três idades), técnicas de gestão (classificação, tabela de temporalidade, protocolo) e princípios arquivísticos.

O que a lei define

Gestão de documentos (art. 3º): conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.
Arquivos públicos (art. 7º): conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. O § 1º estende o conceito aos documentos de instituições de caráter público e de entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, no exercício dessas atividades.
Cessação de atividades (art. 7º, § 2º): implica recolhimento da documentação à instituição arquivística pública ou transferência à instituição sucessora.

As três idades dos documentos (art. 8º)

Idade	Definição da lei	Exemplo
Corrente	Em curso ou que, mesmo sem movimentação, constitua objeto de consultas frequentes	Processo em andamento ou consultado todo mês
Intermediária	Não é de uso corrente, mas por razões de interesse administrativo aguarda eliminação ou recolhimento para guarda permanente	Processo concluído guardado para eventual auditoria
Permanente	Conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados	Atos de criação do órgão, relatórios institucionais relevantes

Regras ligadas ao ciclo:

Eliminação de documentos públicos só com autorização da instituição arquivística pública, na sua esfera de competência (art. 9º). Nenhum órgão elimina papel por conta própria.
Documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis (art. 10).
Quem desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou de interesse público e social fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa (art. 25).

Instrumentos de gestão

Plano de classificação: organiza os documentos por funções e atividades do órgão, de modo que todo documento receba um código segundo o assunto/função que o produziu.
Tabela de temporalidade e destinação: define por quanto tempo cada tipo documental fica nas fases corrente e intermediária e qual será a destinação final, eliminação ou guarda permanente. É o instrumento que operacionaliza as três idades. Os prazos reais são os da tabela oficial do seu órgão ou da esfera de governo; o exemplo a seguir é só didático.
Protocolo: serviço que recebe, registra, classifica e distribui documentos e controla sua tramitação.
Avaliação documental: análise para definir valor primário (administrativo, legal, fiscal) e secundário (histórico, de pesquisa) e, com isso, a destinação.

Exemplo didático. Suponha que a tabela de um órgão fictício diga: “processo de aquisição de material de consumo: 5 anos na fase corrente, 5 anos na intermediária, destinação final: eliminação”. Um processo encerrado há 7 anos, nessa lógica, está na fase intermediária (passou dos 5 corrente, ainda não completou 10 no total). Só poderá ser eliminado depois de cumprido o prazo e com a autorização da instituição arquivística pública. Se a tabela dissesse “guarda permanente”, ao fim da fase intermediária o documento seria recolhido ao arquivo permanente e ficaria definitivamente preservado.

Princípios arquivísticos

Proveniência (respeito aos fundos): os documentos de uma mesma origem (órgão, pessoa) não se misturam com os de outra.
Organicidade: os documentos refletem a estrutura e as funções da entidade que os produziu.
Unicidade: cada documento tem um lugar único no conjunto a que pertence, conforme o contexto de produção.
Indivisibilidade (integridade): o fundo deve ser preservado sem dispersão ou mutilação.
Cumulatividade: o arquivo se forma de modo contínuo, por acumulação natural.

Métodos de arquivamento

Os métodos descrevem como ordenar os documentos fisicamente ou no sistema: alfabético (pelo nome), geográfico (por local), numérico (por número, simples ou cronológico), por assunto e ideográfico, entre outros. Os arquivos podem ainda ser classificados por gênero (textual, iconográfico, sonoro, audiovisual), natureza (ostensivo ou sigiloso) e extensão da atuação (setorial ou geral). A prova costuma pedir o método adequado a uma situação: pedidos organizados por nome do servidor sugerem o alfabético; guias numeradas, o numérico.

Instituições arquivísticas e política nacional

A administração da documentação pública compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais (art. 17). No plano federal, são arquivos federais o Arquivo Nacional, os do Poder Executivo, os do Legislativo e os do Judiciário (art. 17, § 1º). Ao Arquivo Nacional compete a gestão e o recolhimento dos documentos do Poder Executivo Federal, além de preservar e facultar o acesso e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos (art. 18). O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), vinculado ao Arquivo Nacional, define a política nacional de arquivos como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar) (art. 26). A lei remete à legislação do DF e dos demais entes a organização dos seus arquivos, vinculação, gestão e acesso (art. 21).

Acesso e sigilo

A Lei 8.159/91 reconhece o direito de receber dos órgãos públicos informações de interesse particular ou coletivo contidas em documentos de arquivo, no prazo da lei, ressalvadas as de sigilo imprescindível à segurança da sociedade e do Estado e à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem (art. 4º). Atenção a uma pegadinha de atualização: os arts. 22 a 24 da lei (acesso pleno, categorias de sigilo e prazos) foram revogados pela Lei 12.527/11 (LAI), que hoje é a norma sobre classificação e acesso. Para esse tema, estude a LAI.

Arquivos privados

Arquivos privados são os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas em decorrência de suas atividades (art. 11). O Poder Público pode identificar como de interesse público e social os que sejam fontes relevantes para a história e o desenvolvimento científico nacional (art. 12). Esses arquivos não podem ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior, e na alienação o Poder Público tem preferência na aquisição (art. 13).

Erros comuns

Dizer que o órgão pode eliminar documentos sem autorização quando o prazo da tabela vence: a eliminação depende de autorização da instituição arquivística.
Misturar documento permanente com documento antigo: o que importa é o valor, não só a idade.
Citar os arts. 22 a 24 como vigentes.
Confundir arquivo intermediário com permanente: o intermediário aguarda destinação.
Supor que a lei só trata de papel: vale para qualquer suporte.

Fontes e atualização

Lei 8.159/91, Planalto: arts. 1º a 26.

Princípios, métodos e tabela de temporalidade seguem a literatura arquivística (orientação conceitual); os prazos do exemplo são fictícios. Conferido nas fontes acima na data de publicação deste guia.

Próximos passos

Estude o acesso à informação em LAI: prazos, recursos e sigilo.
Relacione documento e processo em processo administrativo (Lei 9.784/99).
Veja a proteção de dados nos documentos em LGPD: visão geral.